Cliente: Universidad privada con más de 18,000 alumnos activos, programas presenciales y en línea, y oficinas administrativas distribuidas en varios campus.
Reto: La universidad enfrentaba grandes volúmenes de solicitudes provenientes de alumnos, padres de familia, exalumnos y aspirantes, a través de distintos canales no integrados.
Esto provocaba:
- Altos tiempos de espera.
- Duplicación de esfuerzos entre áreas.
- Pérdida de oportunidades de inscripción y baja satisfacción de alumnos.
- Falta de trazabilidad de solicitudes académicas, financieras y administrativas.
Solución con TELLWARE: Se desplegó una solución integral que conectó todas las áreas de atención institucional con funcionalidades clave:
- 🧭 Omnicanalidad completa, integrando WhatsApp, email, webchat, redes sociales, llamadas y SMS desde una misma plataforma.
- 🤖 Asistentes conversacionales entrenados por perfil de usuario (alumno, padre, exalumno, aspirante) para responder 24/7 a dudas sobre inscripciones, pagos, materias, trámites, calendario académico y más.
- 🎫 Sistema de tickets para seguimiento automatizado de solicitudes que requieren atención humana o validación.
- 🔗 Integración con sistemas escolares y CRMs para ofrecer respuestas personalizadas y en tiempo real.
Resultados obtenidos en solo 60 días:
- 📉 Reducción del 63% en el tiempo promedio de atención en solicitudes recurrentes.
- 💬 Automatización del 70% de las interacciones de primer contacto, con resolución inmediata.
- 🧾 Incremento del 41% en la retención de alumnos gracias a una atención oportuna y clara en procesos administrativos clave.
- 🎓 Reducción del 35% en llamadas duplicadas o sin seguimiento, con mejora significativa en eficiencia operativa.
- 📈 Incremento del 27% en conversiones de aspirantes a alumnos inscritos, debido a una atención más rápida y guiada.
Impacto estratégico:
TELLWARE permitió a la universidad centralizar su operación de atención, garantizando respuestas inmediatas, seguimiento automático y una experiencia personalizada para toda su comunidad. Gracias a esto, fortaleció su imagen institucional como una universidad innovadora, cercana y resolutiva.